Dalam dunia event, kerja sama dengan sponsor adalah salah satu kunci sukses. Event Organizer (EO) tidak hanya bertugas merancang acara, tetapi juga menjadi jembatan yang mampu memberikan keuntungan bagi klien sekaligus sponsor. Dengan adanya sponsorship, sebuah acara bisa lebih meriah, berkualitas, dan tentunya efisien dari sisi biaya.
Lalu, bagaimana sebenarnya EO bekerja sama dengan sponsorship? Mari kita bahas langkah-langkahnya.
1. Memahami Kebutuhan Sponsor
Sebelum menawarkan kerja sama, EO perlu memahami apa tujuan sponsor.
- Apakah sponsor ingin brand exposure?
- Apakah mereka ingin meningkatkan penjualan langsung?
- Atau mereka lebih fokus pada engagement dengan audiens tertentu?
Dengan memahami kebutuhan ini, EO bisa menyiapkan paket sponsorship yang relevan.
2. Menyusun Proposal Sponsorship yang Menarik
Proposal adalah senjata utama. EO biasanya menyusun proposal yang berisi:
- Konsep acara dan target audiens
- Media promosi yang akan digunakan (offline & online)
- Keuntungan sponsor, misalnya logo di backdrop, booth display, atau mention di media sosial
- Pilihan paket sponsorship (gold, silver, bronze)
Proposal yang rapi dan profesional akan meningkatkan peluang sponsor untuk bergabung.
3. Memberikan Nilai Tambah untuk Sponsor
Sponsor tentu ingin mendapatkan hasil dari kerja samanya. EO bisa menawarkan nilai tambah, seperti:
- Aktivasi brand melalui games, kuis, atau photobooth
- Produk sponsor digunakan langsung dalam acara
- Konten digital (video, foto, liputan media sosial) yang menampilkan brand sponsor
Semakin banyak exposure positif, semakin puas sponsor dengan investasinya.
4. Menjaga Komunikasi & Transparansi
Setelah sponsor setuju, EO wajib menjaga komunikasi yang jelas:
- Update progress persiapan acara
- Memberi gambaran detail tentang penempatan logo, materi promosi, hingga rundown acara
- Menyediakan PIC (person in charge) khusus untuk sponsor
Dengan komunikasi yang transparan, hubungan kerja sama akan terasa profesional dan saling menguntungkan.
5. Evaluasi & Laporan Pasca Acara
Tugas EO belum selesai saat acara berakhir. EO biasanya memberikan laporan (event report) untuk sponsor, berisi:
- Jumlah peserta yang hadir
- Data engagement di media sosial
- Dokumentasi visual yang menunjukkan eksposur sponsor
Hal ini membuat sponsor merasa diperhatikan dan membuka peluang kerja sama di acara berikutnya.
Kesimpulan
Kerja sama antara EO dan sponsor adalah hubungan saling menguntungkan. Sponsor mendapatkan visibilitas dan engagement, sementara EO memperoleh dukungan finansial dan kredibilitas acara. Kunci suksesnya ada pada proposal yang tepat, komunikasi yang jelas, dan eksekusi profesional.
Jika Anda sedang merencanakan event dan ingin menggandeng sponsor, pastikan bekerja sama dengan EO yang berpengalaman agar acara berjalan lancar dan sponsor merasa puas.